Aproveitando melhor o espaço em rede com arquivos XLS

Sabemos que no mundo corporativo, o espaço em rede geralmente é limitado e por isso nos vemos obrigados a compactar arquivos sempre que possível.
A dica de hoje é, utilize o formato de arquivo do Excel 2003 quando a planilha contiver somente dados sem formatação e sem os recursos avançados do Excel 2007 e superiores.
No comparativo abaixo, veja que uma arquivo XLS compactado com o WinRar ou WinZip é muito menor do que o mesmo arquivo no formato XLSX compactado.

	ORIGINAL	WINRAR			ZIP
XSLX	2.414.174	2.307.292	95,6%		2.361.198	97,8%
XLS	4.868.608	1.312.301	27,0%		1.626.112	33,4%

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Espaço de armazenagem - onde estamos e para onde vamos...

Falar em Terabyte (1.000.000.000.000 de bytes) já não impressiona mais.
É comum ver HD's com 1, 2, 4 ou mais Terabytes de capacidade.
Em breve estaremos comprando HD's de Petabytes (1.000.000.000.000.000 de bytes), Exabytes (10 elevado a 18), Zettabyte (10 elevado a 21) e Yottabyte (10 elevado a 24) .
Ainda me lembro quando comprei meu HD de 1,7 Gb achando que nunca mais veria a mensagem Disk Full...


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Preenchimento de contratos no Access

Tempos atrás eu vi um código que pretendia justificar um texto dentro de um TextBox num relatório e muita gente tentou adaptar o código para criar contratos e preenchê-los com dados de tabelas do Access.
A partir da versão 2007, o Office permitiu a criação de arquivos PDF o que deixou essa tarefa muito mais interessante, pois deixamos de depender de ferramentas de terceiros para gerar o contrato em PDF.
Eu mesmo usei durante muito tempo o PDF Creator, ferramenta muito boa e Open Source.
A dica para facilitar a tarefa é juntar recursos do pacote Office (que eu sempre digo que é uma suíte voltada a produtividade) e usar o melhor de cada um deles de forma integrada:
- Criar o contrato no Word utilizando todos os recursos de justificação de texto, tabelas para posicionar os campos e bookmarks (indicadores) para receber os campos da(s) tabela(s);
- A parte de programação pode ser feita tanto no Access quanto no Word.
Juntando tudo, basta preencher o contrato pelo VBA e gerar a saída no formato PDF.

Detalhes importantes que devem ser de conhecimento para utilizar esta técnica:
- Indicadores do Word;
- Modelos de documento (*.dot ou *.dotx);
- Criação de formulários no Word utilizando-se tabelas;
- Acesso à dados no Access (DAO ou ADO);
- Automação de aplicativos do Office (Access controlando o Word ou vice-versa) e
- Late Binding ou Early Binding.

Sobre este último item eu já devo ter escrito em algum post anterior, mas basicamente o Early Binding vai facilitar muito a programação porém exigirá que o programador saiba para qual versão do Office estará programando. O Late Binding não terá o problema da versão porém a programação será um pouco mais complexa.

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Desfazer ações de macros e/ou VBA

Talvez seja redundante falar em macro e/ou VBA, mas faço essa colocação apenas para diferenciar a criação macro utilizando o gravador de macros do Excel e de códigos criados diretamente no ambiente do VBA (o que no fim das contas acaba sendo a mesma coisa).
Fato é que, qualquer que seja a ação executada pelo código, não há opção de desfazer, portanto é preciso muito cuidado ao testar algum programa em planilhas cujas informações são importantes.
A minha dica é trabalhar sempre numa cópia do arquivo e... testar, testar e testar até ter certeza de que está pronto para ser utilizado em produção.
Backup é sempre recomendável e normalmente a gente só lembra quando acontece uma tragédia...

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